Accordo sul trattamento dei dati

Questo Accordo regola, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»), il trattamento dei dati personali che TeGusta svolge per conto del Cliente. Fa parte integrante dei Termini di servizio e si intende accettato insieme a essi.

1. Le parti e i ruoli

Il Cliente, cioè l’attività che usa TeGusta, è il titolare del trattamento. Il responsabile del trattamento è:

DANI S.a.S. di Dani Federico
Sede: Via di San Gervasio 3 – 56025 Pontedera (PI)
P.IVA e C.F. 02539050506 – REA PI-266601
Email: [email protected]

Per i trattamenti che TeGusta svolge per finalità proprie (gestione dell’account e dell’abbonamento del Cliente, sicurezza della piattaforma, statistiche aggregate) TeGusta è titolare autonomo, come descritto nella Privacy policy.

2. Oggetto, durata e natura del trattamento

• Oggetto e finalità: erogare il servizio di menù digitale richiesto dal Cliente, compreso l’assistente con intelligenza artificiale a disposizione degli Ospiti.
• Durata: quella del rapporto contrattuale, più i tempi di conservazione indicati al punto 10.
• Natura: raccolta, registrazione, conservazione, elaborazione, consultazione e cancellazione, con strumenti informatici.
• Interessati: gli Ospiti che consultano il menù del Cliente; i collaboratori a cui il Cliente dà accesso al pannello.
• Tipi di dati: testo dei messaggi inviati all’assistente, lingua, tipo di dispositivo, eventuale tavolo e identificativo tecnico della sessione; commenti lasciati dagli Ospiti al locale; nome, email e attività svolte nel pannello dai collaboratori. Gli Ospiti possono scrivere di propria iniziativa informazioni su allergie o intolleranze: TeGusta non le richiede, non le associa a un’identità e le usa solo per rispondere alla domanda.

3. Istruzioni del Cliente

TeGusta tratta i dati solo su istruzione documentata del Cliente. Costituiscono istruzioni i Termini di servizio, questo Accordo e le impostazioni scelte dal Cliente nel pannello. Se TeGusta ritiene che un’istruzione violi la normativa, ne informa subito il Cliente. TeGusta non usa i dati per finalità diverse, salvo che lo imponga la legge: in tal caso informa prima il Cliente, se la legge lo consente.

4. Riservatezza

Le persone autorizzate da TeGusta a trattare i dati sono vincolate alla riservatezza e accedono ai dati solo nella misura necessaria a erogare il servizio e l’assistenza.

5. Sicurezza

TeGusta adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui:

• connessioni cifrate (HTTPS) tra browser e servizio;
• password conservate solo in forma cifrata non reversibile e sessioni a scadenza;
• separazione dei dati di ciascun locale e controllo degli accessi in base al ruolo;
• indirizzi IP conservati solo in forma cifrata non reversibile dove serve un identificativo tecnico;
• registro delle operazioni di pubblicazione;
• protezione dei moduli dagli accessi automatici e limiti alle richieste ripetute.

6. Altri responsabili (sub-responsabili)

Il Cliente autorizza in via generale TeGusta ad avvalersi di altri responsabili, ai quali sono imposti obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo Accordo. TeGusta resta responsabile verso il Cliente del loro operato. Alla data di questo Accordo sono:

• Anthropic e OpenAI – elaborazione delle richieste all’assistente con intelligenza artificiale, traduzioni e descrizioni;
• Cloudflare – protezione del servizio, distribuzione dei contenuti e archiviazione delle immagini e dei file caricati (Cloudflare R2, regione Europa orientale);
• Resend – invio delle email di servizio;
• Meta (WhatsApp Business) e Telegram – recapito dei messaggi del bot, solo per i Clienti che lo collegano;
• fornitori di hosting e manutenzione dell’infrastruttura: i server del Servizio si trovano a Francoforte, in Germania.

TeGusta comunica via email, con almeno 30 giorni di anticipo, l’aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile. Il Cliente può opporsi entro tale termine per motivi legati alla protezione dei dati: se non si trova una soluzione, può disdire senza costi.

7. Trasferimenti fuori dall’Unione Europea

Alcuni sub-responsabili hanno sede o infrastrutture fuori dallo Spazio Economico Europeo. Il trasferimento avviene solo sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea (come l’EU–U.S. Data Privacy Framework, per i fornitori certificati) o delle Clausole Contrattuali Standard, ai sensi degli artt. 45 e 46 GDPR.

8. Assistenza al Cliente

• TeGusta aiuta il Cliente a rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione e gli altri diritti previsti dal GDPR). Se riceve direttamente una richiesta che riguarda il Cliente, gliela inoltra senza ritardo.
• TeGusta assiste il Cliente, per quanto di sua competenza, negli obblighi di sicurezza, di valutazione d’impatto e di consultazione dell’autorità (artt. 32–36 GDPR).

9. Violazioni dei dati

Se viene a conoscenza di una violazione dei dati personali trattati per conto del Cliente, TeGusta lo informa senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore, via email, indicando ciò che è noto su natura della violazione, dati e interessati coinvolti, possibili conseguenze e misure adottate.

10. Cancellazione e restituzione dei dati

Alla fine del rapporto il Cliente può scaricare i propri dati dal pannello, come previsto dai Termini di servizio. TeGusta cancella i dati trattati per conto del Cliente entro 90 giorni dalla chiusura dell’account, salvo quelli che la legge impone di conservare. Le conversazioni con l’assistente sono in ogni caso cancellate o rese anonime entro 12 mesi.

11. Verifiche

TeGusta mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo Accordo. Il Cliente può chiedere una verifica, con un preavviso di almeno 30 giorni, non più di una volta all’anno salvo violazioni, in orario di lavoro e senza compromettere la sicurezza degli altri clienti; i costi della verifica sono a carico del Cliente.

12. Contatti

Per ogni comunicazione relativa a questo Accordo scrivi a [email protected].